Hinweisgebersystem

Erfüllen Sie die Anforderungen der EU-Hinweisgeber-Richtlinie mit dem Hinweisgebersystem von DSBOK.

Vorgaben der EU-Hinweisgeber Richtlinie

Ab Dezember 2021 gelten verbindliche Compliance-Vorschrift für Unternehmen, Kommunen und öffentliche Einrichtungen. Dies erfordert die Einrichtung interne Meldestelle mit Schutz der Identität (Anonymität) von Hinweisgebern und Betroffenen.

Die Umsetzung in deutsches Recht ist im Hinweisgeberschutzgesetz vollzogen. Ab Juli 2023 ist das neue Gesetz auch in Deutschland in Kraft getreten. Anwendungspflicht für Unternehmen ist Juli 2024.

Die Umsetzung des Hinweisgebergesetzes ist erforderlich bei

  • Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten
  • Öffentliche Einrichtungen, Behörden mit mehr als 50 Beschäftigten
  • Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern

Die Anforderung für die Umsetzung sind

  • Sichere Dialogmöglichkeit über anonymisierten Kanal Eingangsbestätigung und Rückmeldung an Hinweisgeber
  • Nachvollziehbare Dokumentation
  • Anonymitätswahrung und Datenschutz

Deutsches Hinweisgebersystem

DSBOK bietet einen verschlüsselten Meldekanal mit Dialogfunktion. Das System ist zertifiziert, sicher und DSGVO-konform. Sie erhalten von uns

  • Ihr eigenes Hinweisgebersystem (mit eigenem Branding)
  • Schutzschild gegen Regelverletzungen und Gesetzesverstöße
  • Erfüllung der EU-Hinweisgeber-Richtlinie
  • Vertrauensvolle Korrespondenz und Abwicklung

Ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner können intern auf Missstände wie Korruption, Amtsmissbrauch, oder Diskriminierung aufmerksam zu machen.

Fordern Sie einen Testzugang und eine kostenlose Erstberatung bei uns an:



Für die Unterstützung durch einen externen Compliance Manager lesen Sie bitte diese Seite: Hinweisgebersoftware + externer Compliance Manager

Hinweisgebersystem Software

Hinweisgebersystem Software als Cloudlösung

Die Hinweisgebersystem Software von DSBOK ist eine cloudbasierte moderne Software (SaaS) von Compliance Spezialisten, die Ihre Verpflichtung zur Einrichtung eines revisionssicherem Hinweisgebersystems zu 100% erfüllt. Wir stellen das System inklusive Einweisung den zuständigen Personen in Ihrer Firma zur Verfügung.


Hinweisgebersystem Software als Cloudlösung für Ihre Compliance Abteilung

Alle Funktionsbereiche sind einfach zu bedienen und lassen sich an die speziellen Anforderungen jeder Firma einfach anpassen. Testen Sie das vollständige System kostenlos um Ihre Wahl zu treffen.

Die Hinweisgebersystem Software von DSBOK kann auch mit Compliance Manager als Bearbeitungsservice gebucht werden.


Funktionen

Besonderheiten

  • Digitale interne Meldestelle für Hinweisgeber
  • Geschützter Meldekanal mit anonymer Dialogfunktion
  • Integrierte Fallbearbeitung mit Fristenkontrolle
  • EU-Hinweisgeberrichtlinie konform
  • EU-DSGVO konform, auch hinsichtlich der Falldokumentation
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten, auch der Metadaten von Dateien
  • Sicheres Hosting der Daten in Deutschland, ISO 27001 zertifiziert
  • Dashboard zur Steuerung aller Hinweise und Stand der Fallbearbeitung (Workflow)
  • Eigenes Design, flexibel anpassbare Benutzeroberfläche
  • Vor-befüllte Texte und Inhalte zur eigenen Anpassung
  • Abgestuftes Rechte- und Rollenkonzept, integriertes 4-Augen-Prinzip
  • Passgenauer Meldebogen zur Anpassung an Geschäftsmodell, Branche, Mitarbeiter
  • 2-Faktor-Authentifizierung für sicheren Login von Bearbeitern und Hinweisgebern für geschützten Dialog
  • Fristenüberwachung, DSGVO-konforme Falldokumentation (Audit Trail), Reporting für Jahresberichte
  • Dokumentation, Schulung und Unterstützung bei der internen Kommunikation

Integrierte Fallbearbeitung

Einfacher Meldeprozess

  • Nutzen Sie Ihr Dashboard sowie Benachrichtigungen nach Ihren persönlichen Bedürfnissen, auch per E-Mail
  • Passen Sie den Meldeprozess sowie die Textinhalte des Meldebogens an und vergeben Berechtigungsrollen an zuständige Fallbearbeiter
  • Erhalten Sie Benachrichtigungen über Aktivitäten zur Fallbearbeitung und Erinnerungen an gesetzliche Fristen, auch per E-Mail
  • Erfassen Sie Hinweise aus externen Quellen selbst im Hinweisgebersystem zur weiteren Fallbearbeitung
  • Hinweisgeber benötigen nur einen Internetzugang
  • Der Meldeprozess ist in allen verfügbaren Sprachen möglich, das Hinweisgebersystem erkennt die Browsersprache automatisch
  • Hinweisgeber können schnell und einfach auf häufig gestellte Fragen zugreifen, um Unsicherheiten zu beseitigen
  • Der Meldeprozess ist für PC und mobile Endgeräte, wie Smartphones und Tablets optimiert
  • Sicheres Postfach zur vollständig anonymen Kommunikation mit dem Fallbearbeiter, einschließlich Hochladen von Dateien

Über uns

Externe Datenschutzbeauftragte und externe Compliance Manager

Das Team von DSBOK betreut als externe Datenschutzbeauftragte und Datenschutzauditoren Firmen, Organisationen und Kommunen im Großraum Hamburg, Berlin, Frankfurt und München.

Seit September 2021 bieten wir das Online Hinweisgebersystem sowie optionale Betreuung als externe Compliance Manager für eingehenden Hinweise an.

Unsere Berater sind TÜV zertifiziert und haben langjährige Erfahrung im Bereich Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance Management.

Wenn wir einen Leitspruch hätten dann wäre es wohl: 
„Gute Zusammenarbeit basiert auf Vertrauen und Verlässlichkeit.“

Hinweisgebersystem mit Compliance Manager

Hinweisgebersystem Software als Cloudlösung inklusive Bearbeitungsservice

Die Hinweisgebersystem Software von DSBOK ist eine cloudbasierte moderne Software (SaaS) von Compliance Spezialisten, die in Verbindung mit dem Bearbeitungsservice von DSBOK Ihre Verpflichtung zur Einrichtung eines revisionssicherem Hinweisgebersystems zu 100% erfüllt und Ihnen einen großen Teil der Arbeit ersparen.

Externer Compliance Manager

Als externe Compliance Manager stehen Ihnen TÜV zertifizierte Datenschutzbeauftragte und Auditoren zur Seite und kümmern sich um die gesetzeskonforme und revisionssichere Annahme und Abwicklung von eingehenden Hinweisen. Der Ablauf in Richtung Ihres Unternehmens wird eingehend zum Start der Zusammenarbeit definiert. So können die Bearbeitungswege und der Zeitaufwand für Sie minimiert werden.

Neben der Kommunikation und Validierung der eventuell eingehender Hinweise, kümmert sich der externe Compliance Manager von DSBOK um die gesetzlich geforderte Protokollierung und minimiert den zusätzlich entstehenden Datenschutzaufwand in Ihrem Unternehmen.

Wir stellen unseren Kunden einen Online Hinweisgeber Portal sowie eine 24-Stunden Telefon-Hotline zur Verfügung. Und kümmern uns um die Validierung, Bearbeitung, Weiterleitung innerhalb der Firma und Kommunikation mit dem Hinweisgeber.

Die Funktionen des Hinweisgeber Portals finden Sie in der Softwarebeschreibung: Online Hinweisgebersystem

Aufgaben externer Compliance Manager

Funktionen

Besonderheiten

  • Digitale und telefonische externe Meldestelle für Hinweisgeber
  • Validierung und Prüfung der Anfragen sowie Voreinschätzung für das Unternehmen
  • Korrespondenz mit dem Hinweisgeber und Abteilungen in Ihrem Unternehmen
  • EU-Hinweisgeberrichtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) konform
  • EU-DSGVO konform, auch hinsichtlich der Falldokumentation
  • TÜV zertifizierte Datenschutzbeauftragte als Compliance Manager
  • Übernahme der online und Telefonkommunikation mit dem Hinweisgeber
  • Sichere Vorbereitung des Hinweises zur Abstimmung in der Firmenorganisation
  • TÜV zertifizierter Datenschutzauditor zur Beurteilung von Hinweisen
  • Partner RA für schwierige Compliance Fragen
  • 24-Stunden Telefon-Hotline

Kontakt

Sie erreichen uns unter folgenden Rufnummern:

Hamburg: 040/ 300 355 37

Bischofsheim: 06144/ 40 21 97

Baarn: +31/35/ 526 87 78

oder per E-Mail: support@dsbok.de


Hier können Sie einen Testzugang für das Hinweisgebersystem anfordern: